Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN De Landelijke Vereniging van Studieadviseurs (LVSA)

De LVSA kent werkgroepen die zich bezig houden met een bepaald deelaspect van de doelstellingen van de vereniging. Werkgroepen zijn van essentieel belang voor het functioneren van de vereniging in het algemeen en het effectief realiseren van de doelstellingen van de vereniging in het bijzonder. Het bestuur kan werkgroepen instellen of opheffen indien zij dat in het belang van de vereniging acht.

Artikel 1 – De werkgroepen

1. De LVSA kent de volgende werkgroepen:
   - De werkgroep Professionalisering
   - De werkgroep Cursussen
   - De werkgroep Studiedag
   - De werkgroep Conferentie
   - De werkgroep Website en nieuwsbrief
   - De werkgroep Internationale samenwerking
   - De werkgroep Extern Beleid
   
   Daarnaast kan de LVSA tijdelijke werkgroepen instellen.
2. Een werkgroep heeft een schriftelijke taakomschrijving.
3. De taakomschrijving van een werkgroep wordt vastgesteld door het bestuur van de LVSA en is te vinden op de website van de LVSA.
4. De werkgroepen hebben een maximale omvang van 13 leden, afkomstig uit de LVSA. Daarnaast kan een van de bestuursleden de vergaderingen bijwonen. Ook kunnen deskundigen bij de vergadering worden uitgenodigd.
5. De leden van een werkgroep worden door het bestuur voor vier jaar benoemd. Leden van een werkgroep zijn slechts eenmaal terstond herbenoembaar.
6. Benoeming van de leden van de werkgroepen vindt plaats in oktober.
7. Deelname aan een werkgroep staat in principe open voor elk lid van de LVSA.

Artikel 2 - VERHOUDING BESTUUR – WERKGROEPEN

1. Een werkgroep heeft één formeel aanspreekpunt (de voorzitter, of contactpersoon), die verantwoordelijk is voor de contacten van de werkgroep met het bestuur van de LVSA.
2. Voor een werkgroep is binnen het bestuur van de LVSA één bestuurslid de formele contactpersoon voor de werkgroep en verantwoordelijk voor de contacten van het bestuur met de werkgroep.
3. De contactpersoon vanuit het bestuur kan dezelfde zijn als het aanspreekpunt van de werkgroep.
4. De werkgroepen maken jaarlijks een plan. Voor zover er financiële consequenties aan verbonden kunnen zijn voor de vereniging, zal dit plan ter goedkeuring worden voorgelegd aan het bestuur.
5. Werkgroepen hebben een adviserende taak naar het bestuur. De werkgroep kan gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur uitbrengen over onderwerpen die het betreffende deelaspect betreffen. Het bestuur houdt rekening met de door de werkgroepen uitgebrachte adviezen.
6. Werkgroepen stemmen hun communicatie over verenigingszaken naar instanties buiten de vereniging af met het bestuur.

Artikel 3 – TAKEN WERKGROEPEN: FINANCIERING EN RAPPORTAGE

1. Activiteiten van een werkgroep kunnen gefinancierd worden door de LVSA. Over de financiering beslist het bestuur van de LVSA.
2. Algemene voorwaarden voor financiering zijn:
   - er wordt vooraf een schriftelijke begroting (op jaarbasis) ingediend;
   - betalingen worden alleen gedaan op grond van originele, bij de penningmeester van het bestuur ingeleverde, rekeningen;
   - na afloop van het jaar wordt een schriftelijke financiële verantwoording ingediend.
3. De werkgroepen maken jaarlijks een plan. Voor zover er financiële consequenties aan verbonden kunnen zijn voor de vereniging, zal dit plan ter goedkeuring worden voorgelegd aan het bestuur.
4. Werkgroepen hebben een adviserende taak naar het bestuur. De werkgroep kan gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur uitbrengen over onderwerpen die het betreffende deelaspect betreffen. Het bestuur houdt rekening met de door de werkgroepen uitgebrachte adviezen.
5. Werkgroepen stemmen hun communicatie over verenigingszaken naar instanties buiten de vereniging af met het bestuur.
6. Het bestuur van de LVSA nodigt jaarlijks een afvaardiging uit de werkgroep uit om bijgepraat te worden over het reilen en zeilen van de werkgroep.
7. Een werkgroep maakt jaarlijks vóór 1 april een kort verslag van haar activiteiten (voor opname in het jaarverslag van de LVSA.)

Artikel 4 - DE VERGADERING VAN DE WERKGROEPEN

1. De werkgroepen vergaderen ten minste 1 maal per jaar, en voorts zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie andere leden van de betreffende werkgroep zulks gewenst achten.
2. De vergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter.
3. Indien een lid van een werkgroep niet aanwezig kan zijn op een vergadering, kan hij/zij zich laten vervangen door een collega van dezelfde instelling.

Artikel 5 – SLOTBEPALING

1. Dit huishoudelijk reglement wordt gepubliceerd op de website van de vereniging. Alle leden van het bestuur en de werkgroepen worden geacht bekend te zijn met de inhoud van het huishoudelijk reglement.
2. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement dienen te worden goedgekeurd door de algemene ledenvergadering.
3. In gevallen waarin niet voorzien wordt door dit Huishoudelijk Reglement, beslist het bestuur van de LVSA.

Download hier het huishoudelijk reglement.